第五節(jié)  文件和資料的控制      
       
5.1與質(zhì)量有關的文件和資料      
       
5.1.1本手冊所控制的文件是指質(zhì)量體系建立與實施中形成的質(zhì)量文件和與工程質(zhì)量有關的文件。本手冊提及的資料是指形成或證實質(zhì)量文件所依據(jù)或引用的資料，如合格分包商名單等。      
5.1.2文件受控是指對文件的批準、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收等均應納入程序，并按規(guī)定管理。      
5.1.3與本項目質(zhì)量體系要求和控制工程質(zhì)量有關的文件和資料包括：        
l        l        項目文件，包括質(zhì)量手冊、質(zhì)量策劃報告、與質(zhì)量有關的規(guī)章、制度和行政文件、施工組織設計、施工方案等。      
l        l        標準類文件，包括本工程設計規(guī)范以及國家和地方頒布的有關工程施工的各類技術規(guī)范、標準、規(guī)程、標準圖集、定額等。      
l        l        合同文件，包括業(yè)主合同、分包合同、采購合同等。      
l        l           圖紙類文件，包括各類工程施工圖紙、設計變更、工程洽商等。      
l        l           外來文件，包括業(yè)主來函、分包商來函、供應商來函、政府或上級主管單位下發(fā)的與質(zhì)量有關的文件。      
l        l           外發(fā)信函，就有關工程質(zhì)量問題的外發(fā)信函。      
l        l           質(zhì)量記錄，包括質(zhì)量體系運行記錄和與工程質(zhì)量有關的記錄。      
       
5.2文件和資料的批準和發(fā)布      
       
5.2.1文件和資料在發(fā)布前，發(fā)文單位必須請有關人員（詳見下表規(guī)定）對文件和資料的內(nèi)容、適用性和發(fā)放范圍進行審批。審批人員在確定文件和資料的發(fā)放范圍時，應注意使與質(zhì)量體系運行有關的各個場所，都能得到相應文件的有效版本。      
       
文件和資料的管理職責      
文件類型編  制審  核批  準登記、發(fā)放、存檔      
質(zhì)量手冊質(zhì)量部質(zhì)量部經(jīng)理項目經(jīng)理質(zhì)量部      
規(guī)章制度有關部門質(zhì)量部和行政部經(jīng)理項目經(jīng)理*行政管理部      
行政文件有關部門行政部經(jīng)理主管領導行政管理部      
業(yè)主、分包合同合約估算部有關部門會審項目經(jīng)理*合約估算部      
采購合同物資采購部有關部門會審項目經(jīng)理*物資采購部      
標準、圖紙類文件技術準備部接收、采購技術準備部      

       
注：1.有關部門是指與負責該方面工作的部門。      
    2.“*”代表項目經(jīng)理或項目經(jīng)理的委托代理人。      
    3.主管領導是指由總經(jīng)理指定的分管該方面工作的領導。      
       
5.2.2文件和資料的發(fā)布單位應定期編制并發(fā)放本單位發(fā)布的受控文件清單，以便所有使用這些文件的單位查證文件的現(xiàn)行修訂狀態(tài)，及時從所有使用場所撤出作廢文件，防止誤用。      
5.2.3所有文件和資料的收文和發(fā)放均應登記，各單位的資料員負責文件的收發(fā)與登記。      
       
5.3文件和資料的標識印章      
       
5.3.1質(zhì)量手冊、規(guī)章制度、質(zhì)量策劃報告、標準類文件等在發(fā)放時，發(fā)放單位應在文件和資料上加蓋“受控”印章予以標識，并注明受控編號和發(fā)放日期。      
5.3.2外來文件，收文單位應在文件上加蓋“收文章”予以標識，并注明收文編號和收文日期。      
5.3.3對保留的作廢文件和資料，由發(fā)文單位在文件和資料上加蓋“作廢”印章予以標識。      
       
5.4文件和資料的更改      
       
5.4.1文件和資料的更改由文件的原起草單位負責，其審批由該文件的原審批單位進行。      
5.4.2當指定其他單位審批時，該單位應獲得原審批所依據(jù)的背景資料。       
5.4.3文件更改時，與之相關的文件必須同時更改。      
5.4.4文件和資料需要更改時，更改單位應及時向使用單位發(fā)出文件更改通知。      
5.4.5文件和資料的更改方法：      
l        l           換頁：即對文件經(jīng)過一定手改次數(shù)后，應換頁。      
l        l           換版：即文件經(jīng)多次更改，或經(jīng)大幅度修改后應進行換版，原版文件作廢。      
l        l        手改：文件持有人按更改通知的要求,在更改部位劃去原有文字，在相應一邊寫上更改后文字。手改只能進行劃改，不允許壓改。      
       
5.5文件和資料的作廢、回收及銷毀      
       
5.5.1作廢文件由發(fā)出部門及時收回，防止誤用。      
5.5.2資料員應及時對作廢文件進行銷毀。      
5.5.3對因需要保留的作廢文件，應加蓋“作廢”印章予以標識。      
  

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